Con un interessante documento recentemente predisposto, il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) offre un significativo ausilio ai collegi sindacali per lo svolgimento delle attività di vigilanza da eseguire nell’ambito dei controlli sull’assetto organizzativo delle società (non quotate).
Si tratta, non va dimenticato, di una verifica particolarmente importante e specificamente richiamata dall’art. 2403 del codice civile, concernente i doveri del collegio sindacale, che esplicitamente stabilisce che «il collegio sindacale vigila sull’osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ed in particolare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società sul suo concreto funzionamento».
In proposito, merita sottolineare come – già nella formulazione della disposizione normativa – è richiesto un intervento di vigilanza del collegio sindacale che non deve essere limitato agli aspetti strutturali ma deve interessare altresì il «concreto funzionamento».
Va da sé che la congruità dell’assetto organizzativo deve essere considerata tanto nelle società private quanto nelle aziende pubbliche, a maggior ragione in funzione dei particolari adempimenti amministrativi a cui queste ultime sono soggette (si pensi, per esempio, alle problematiche connesse all’applicazione della disciplina “anticorruzione”).
Ecco perché, a tale scopo, il collegio sindacale, oltre a raccogliere le informazioni e i dati aziendali mediante l’esecuzione di specifiche verifiche, dovrà acquisire, analizzare e valutare i flussi informativi generati dai diversi organi e dalle differenti funzioni aziendali presenti all’interno della società.
Il compito del collegio sindacale, infatti, consiste, pure, nel verificare e riscontrare che l’assetto organizzativo adottato dalla società sia capace di generare efficaci ed efficienti flussi informativi, i quali potranno essere acquisiti, in via diretta, mediante l’esecuzione di apposite verifiche oppure nel corso di incontri periodici con i competenti organi e funzioni aziendali e, in via indiretta, tramite la produzione da parte di questi ultimi di report periodici.
La valutazione di adeguatezza dell’assetto organizzativo implica, in modo più specifico, che il sistema organizzativo adottato dalla Società sia in grado di:
a) individuare in maniera sufficientemente chiara e precisa le funzioni, i compiti e le linee di responsabilità;
b) garantire che l’attività decisionale e direttiva della Società sia effettivamente esercitata dai soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri;
c) prevedere e applicare procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata competenza a svolgere le funzioni ad esso assegnate;
d) implementare le direttive e le procedure aziendali in modo da garantire un costante aggiornamento di queste ultime, nonché l’effettiva diffusione delle stesse tra il personale dipendente.
Per ciascuno di tali ambiti, il documento fornisce utili indicazioni anche operative (procedure) per eseguire la verifica richiesta e per giungere alla formulazione di un giudizio, dando un contributo importante ad una funzione (quella appunto del sindaco) che non solo ha visto crescere l’importanza ma anche le connesse responsabilità.
Così, ad esempio, per valutare la “chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle linee di responsabilità” sono suggerite alcune verifiche concernenti l’organigramma aziendale, i manuali delle procedure operative, le delibere consiliari in materia di poteri delegati nonché i piani aziendali (strategici/operativi/finanziari).
Di particolare interesse, poi, si presentano le verifiche in ordine al sistema informatico aziendale, anche in funzione della fondamentale importanza strategica assunta nel corso degli ultimi anni (tra l’altro, a seguito dell’evoluzione informatica e tecnologica).
Se, infatti, da un lato, tale percorso ha determinato uno sviluppo amplissimo nella qualità e quantità delle informazioni rilasciate, dall’altro lato, ha posto l’accento sempre di più sull’esigenza di assicurare una congrua affidabilità alle informazioni rilasciate, affinché possano costituire non solo un efficace e utile supporto ai processi decisionali ma anche uno strumento di migliore e più agevole risposta agli obblighi normativi.
Il documento si occupa, infine, delle attività di vigilanza volte a verificare l’esistenza di specifiche procedure che disciplinano l’acceso e l’uso dei beni aziendali e la loro idoneità ad assicurare la tutela dell’integrità del patrimonio aziendale, pure essi elementi centrali nell’attività che è chiamato a svolgere il collegio sindacale nell’ambito delle società (pubbliche e private).
Il documento: CNDCEC_ODCEC_ROMA