IN POCHE PAROLE…
L’irreperibilità del documento giustifica il rigetto dell’istanza di accesso, solo se provata.
TAR Friuli Venezia Giulia, sez.I, 28 novembre 2022, n. 508 – Pres. Settesoldi – Est. Ricci
L’Amministrazione dinanzi ad un’istanza di accesso documentale, prima di poter dichiarare l’irreperibilità documentale, è tenuta a svolgere sollecite e diligenti ricerche, destinandovi idonee risorse di tempo e personale. Le ricerche devono essere estese, se necessario, anche ad altre amministrazioni che siano in possesso di copia della documentazione richiesta.
A margine
Un cittadino impugna il silenzio-rigetto formatosi ai sensi dell’art. 25, comma 4, della L. 241 del 1990, sull’istanza di accesso presentata al Comune, e il successivo atto di comunicazione dell’irreperibilità della pratica edilizia n. 16 del 2015, contenente la documentazione richiesta. La richiesta di accesso documentale è necessaria nell’ambito di una controversia per responsabilità professionale; sussiste, pertanto, un duplice interesse legittimante l’accesso: quello di proprietario dei terreni cui i documenti si riferiscono e l’altro di parte coinvolta in un procedimento di mediazione ex D.Lgs 28/2010.
La sentenza
Un cittadino presenta al Comune una richiesta di accesso agli atti amministrativi ex art. 25 della L. 241 del 1990, relativi ad una propria pratica edilizia, necessari nell’ambito di una controversia per responsabilità professionale che potrebbe essere instaurata nei confronti del progettista, attualmente in fase di mediazione, con intervenuta nomina di un consulente tecnico.
L’Ente si limita a rappresentare che “ad oggi, la pratica edilizia n. xxx, contenente documentazione richiesta, non risulta reperibile” e a fornire copia di altro atto (“verbale della Commissione locale per il paesaggio n. xxx”) “non facente parte della succitata pratica edilizia n. xxx”.
I Giudici Amministrativi rilevano che la comunicazione dell’Ente pur implicitamente riconoscendo il diritto d’accesso del ricorrente, non soddisfa il suo interesse sostanziale alla conoscenza degli atti del procedimento e appare inidonea a definire la vicenda. Affermano che, alla luce degli obblighi di conservazione degli atti gravanti sull’amministrazione e considerato il carattere non risalente dei documenti richiesti, non può infatti considerarsi sufficiente una semplice e indimostrata affermazione in ordine alla loro indisponibilità.
In prosieguo, la sentenza, dapprima, richiama il c.d. principio “ad impossibilia nemo tenetur” (Art. 1256 Codice Civile), così come precisato in diverse pronunce giurisprudenziali (Tar Campania, Napoli, sez. V, 3 luglio 2018, n. 4411) e previsto al comma 6 dell’art.22 della L. 241/90; poi, si sofferma sulla dichiarazione di irreperibilità documentale, che per definirsi tale deve essere preceduta da obbligatorie, sollecite e diligenti ricerche da parte dell’amministrazione procedente, alle quali se necessario, occorrerà destinare opportune risorse di tempo e personale.
In caso di esito negativo dell’istruttoria, l’amministrazione procedente deve comunque dare conto al privato delle attività eseguite e attestare formalmente l’inesistenza dei documenti, l’impossibilità di ricostruirne il contenuto, le eventuali responsabilità connesse al loro smarrimento o distruzione, l’adozione degli atti di natura archivistica che accertino la definitiva irreperibilità dei documenti medesimi, come affermato dalle recenti pronunce giurisprudenziali (Tar Lombardia, Milano, sez. II, 5 maggio 2022, n. 1009; Tar Calabria, Catanzaro, sez. I, 16 maggio 2022, n. 822; Tar Lazio, Roma, sez. II, 2 marzo 2022, n. 2485).
Vincenzo Giangreco