Dal 31 marzo 2015 sulla base della legge n. 89/2014 (di modifica della L. 214/2011), gli enti locali dovranno ricevere le fatture dai fornitori esclusivamente in formato elettronico, per effetto dell’obbligatoria introduzione della cd. “fatturazione elettronica” (originariamente prevista, dalla L. 244/2007 esclusivamente per le amministrazioni centrali).
A decorrere da tale data le Amministrazioni non potranno accettare fatture che non siano emesse in forma elettronica e, trascorsi tre mesi, le stesse non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture in formato elettronico . In altri termini, passato il termine del 31 marzo risulta possibile accettare ancora per 3 mesi fatture emesse in formato cartaceo precedentemente e procedere al conseguente pagamento.
L’introduzione nell’ordinamento, invece, è tendenzialmente più risalente, essendo stata disposta dalla L. 244/2007, che ne aveva limitato originariamente l’applicazione alle amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, ed agli enti pubblici nazionali“, stabilendo che «l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche … nonché con le amministrazioni autonome, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica».
E’ stata, poi, la successiva L. 214/2011 ad estendere lo strumento della fatturazione elettronica ai rapporti con gli enti locali, riconducendo al perimetro di applicazione sia le amministrazioni pubbliche di cui all’art. 1, comma 2, della L.196/2009 sia le amministrazioni autonome.
Sul piano più strettamente attuativo, poi, assumono rilievo due provvedimenti emanati dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, rappresentati:
- a) dal D.M. 7.03.2008 recante «Individuazione del gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze», ossia del soggetto specificamente investito della gestione dei flussi rivenienti dai fornitori e destinati alle pubbliche amministrazioni (Sistema di Interscambio);
- b) dal D.M. 3.04.2013, n° 55 recante il (fondamentale) «Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell’articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244», ovvero le disposizioni per la definizione delle concrete modalità di attuazione della fatturazione elettronica.
Sul piano più strettamente interpretativo, ancora, meritano poi di essere richiamate due importanti circolari, destinate ad offrire rilevanti chiarimenti applicativi. Si tratta, più in particolare:
- i) della circolare n° 37/2013 della Ragioneria Generale dello Stato, contenente «Attuazione del Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell’articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 – Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 3 aprile 2013, n.55 – Prime istruzioni operative»;
- ii) della circolare congiunta n° 1/2014 del 31 marzo 2014 del Ministero dell’Economia e delle Finanze e della Presidenza del Consiglio dei Ministri, contenente specifiche indicazioni interpretative, anche rispetto alla gestione transitoria;
iii) della circ. n. 1/DF del 9 marzo 2015 del Ministero dell’Economia e delle Finanze finalizzata a chiarire definitivamente l’ambito soggettivo di applicazione.
Le scelte organizzative – L’avvio della fatturazione elettronica richiede alle Amministrazioni Pubbliche interessate una serie di adempimenti e di scelte di impostazione, che meritano di essere adeguatamente ponderate per garantirne la migliore funzionalità e rispetto ai quali già i provvedimenti attuativi definiscono apposite milestone.
Una prima fondamentale scelta concerne l’individuazione dell’ufficio o degli uffici, a cui è attribuito un codice univoco, che sono destinatari delle fatture elettroniche, mediante la registrazione sull’apposito sito istituzionale (http://www.indicepa.it), per cui era previsto il termine del 31 dicembre 2014.
Va detto che, comunque, a ciascuna Amministrazione è abbinato di default un apposito ufficio (denominato per tutti gli Enti “Uff_eFatturaPA”) che può essere utilizzato dal fornitore esclusivamente qualora non abbia ricevuto la comunicazione del codice ufficio destinatario e non sia in grado di individuare in modo univoco – sulla base dei dati contrattuali – l’ufficio destinatario della fattura.
Ai fini della scelta rilevano diversi elementi, che debbono essere congiuntamente valutati dall’Amministrazione pubblica per operare le scelte più efficaci: alcune sono di ambito strettamente informatico (ad esempio l’interazione tra “protocollo” e sistemi informativi gestionali), altre di contenuto più operativo e strutturale (ad esempio in relazione alle consolidate modalità di funzionamento ovvero alla dislocazione territoriale dei diversi settori dell’Ente).
Indubbiamente, nella soluzione accentrata rileva la problematica dello smistamento (a favore dei diversi uffici) delle fatture elettroniche pervenute, che può essere automatizzato, se il sistema informatico lo consente, mediante la “lettura” di alcune grandezze inserite nel file (si pensi, ad esempio, al numero dell’impegno o al numero del contratto).
In questa ipotesi il documento dovrebbe comunque essere reso disponibile al servizio economico-finanziario per le conseguenti registrazioni contabili, anche rispetto al monitoraggio dei debiti della Pubblica Amministrazione previsto dalla Legge n. 89/2014 (oltre che nell’ambito dell’archiviazione sostitutiva).
Di converso, la soluzione alternativa consiste nell’individuare più canali di “ingresso” della fattura elettronica, in funzione dei diversi uffici attivati, i quali dovranno fornire il riscontro richiesto e dovranno procedere alle fasi successive della liquidazione.
Con questa soluzione, per assicurare l’integrale svolgimento di flussi, i documenti ricevuti dovrebbero essere “duplicati” a vantaggio dei servizi finanziari e dell’archiviazione sostitutiva (fatta sempre salva l’esigenza della protocollazione in entrata che è indefettibile).
Oltre agli uffici, ai fini dell’implementazione, occorre definire (ed eventualmente accreditare se diverso dalla PEC prima dell’individuazione degli uffici) il canale da utilizzare per la ricezione della fattura elettronica, tra le diverse soluzioni possibili. Queste ultime, in particolare, sono rappresentate dalle seguenti:
- a) Posta Elettronica Certificata (PEC), che non richiede un preventivo accreditamento e che costituisce la soluzione largamente privilegiata (eventualmente adottando l’indirizzo di posta elettronica del protocollo generale);
- b) sistema DIFTP, disponibile per coloro che intendano ricevere i file utilizzando una modalità di trasferimento dati tramite protocollo File Transfer Protocol (FTP); tale opzione presuppone nondimeno una struttura a supporto delle attività informatiche e la capacità di gestire sistemi informativi e un centro elaborazione dati con continuità e con disponibilità di personale di presidio (preferibile per un volume di fatture piuttosto consistente);
- c) sistema SPCoop – Ricezione, disponibile per coloro che intendono ricevere i file utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services) tramite il Sistema Pubblico di Connettività (SPC), secondo le modalità definite dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
Ancora, è rilevante definire il “referente” della fatturazione elettronica, che costituisce l’interlocutore privilegiato del Sistema di Interscambio anche rispetto alla ricezione dei messaggi che evidenziano criticità e problematiche nel recapito delle fatture elettroniche indirizzate alla Pubblica Amministrazione. Ragionevolmente, osservando pure la prassi che si è consolidata, il referente selezionato potrà essere riconducibile sia al servizio economico-finanziario sia al servizio informatico, in funzione delle concrete scelte operate dal singolo Ente Locale.
Ulteriori attività di impostazione, poi, devono essere svolte in relazione ad un passaggio realmente cruciale e decisivo, costituito dall’integrazione tra il sistema di ricezione della fattura elettronica ed i sistemi informativi gestionali dell’Ente, indispensabile per ottenere i maggiori benefici.
Se garantita in modo efficace, infatti, tale integrazione permette di “importare” direttamente (ed in modo sostanzialmente automatizzato) le informazioni afferenti le singole fatture elettroniche ricevute, evitando – così procedendo – di effettuare un (oneroso) caricamento manuale.
I dati sarebbero immediatamente disponibili nell’ambito dei sistemi gestionali, consentendo lo svolgimento delle fasi successive in vista dell’emissione del mandato di pagamento nonché l’immediata creazione del flusso per l’inserimento delle informazioni nell’ambito della piattaforma per la certificazione dei crediti (PCC).
Non va poi dimenticata la predisposizione del percorso di archiviazione sostitutiva, che costituisce uno specifico obbligo derivante dall’introduzione della fatturazione elettronica, che deve avvenire nel rispetto di quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (disciplinata dal D.m. 17 giugno 2014).
Dal punto di vista degli adempimenti, poi, gli Enti Locali – anche sulla base di quanto suggerito dal D.M. n. 55/2013 – sono chiamati, in fase di avvio, a realizzare un censimento dei diversi contratti in essere (da realizzare entro il termine suggerito in via ordinatoria del 28 febbraio 2015) al fine di procedere alla comunicazione ai fornitori del codice univoco dell’ufficio (rilasciato dall’IPA) per il successivo inoltro della fattura elettronica.
Naturalmente, tale indicazione dovrà essere inserita anche nell’ambito dei contratti stipulati dalla Pubblica Amministrazione locale successivamente alla data di “partenza” della fatturazione elettronica: in aggiunta, in tale contesto, può essere utile riportare altresì i riferimenti normativi che la impongono, che la disciplinano, che vietano il pagamento di fatture cartacee o di fatture prive dei codici CIG e CUP.