Con il D.M. 3 aprile 2013, n. 55 (pubblicato sulla G.U. del 22 maggio 2013), il Ministero dell’Economia e delle Finanze ha recato la disciplina attuativa dell’obbligo di fatturazione elettronica alla pubblica amministrazione introdotto dalla L. 244/2007 al fine di realizzare un obiettivo di semplificazione e snellimento.
Tale percorso, tra l’altro, si inserisce nell’ambito delle linee di azione dell’Unione Europea (i2010) che incoraggia gli stati membri a dotarsi di un adeguato quadro normativo, organizzativo e tecnologico per gestire in modo elettronico l’intero ciclo degli acquisti.
L’applicazione operativa è scaglionata nel corso del tempo ed andrà a regime, per la generalità delle amministrazioni pubbliche, a decorre dal ventiquattresimo mese successivo all’entrata in vigore proprio del provvedimento indicato (6 giugno 2013).
Per quanto concerne gli enti locali, poi, occorre attendere un successivo decreto del Ministro del MEF, d’intesa con la Conferenza unificata, destinato ad individuare la data dalla quale decorrono gli obblighi di utilizzo della “fattura elettronica”.
Il perimetro delle amministrazioni interessate è piuttosto ampio, in quanto vi rientrano tutti gli enti di cui all’art. 1, comma 2, della L. 31 dicembre 2009, n. 196 che comprende la generalità degli enti e degli altri soggetti che costituiscono il settore istituzionale delle amministrazioni pubbliche individuati dall’Istituto nazionale di statistica (ISTAT) sulla base delle definizioni di cui agli specifici regolamenti comunitari.
E’ rilevante altresì sottolineare come la stessa legge abbia previsto che la trasmissione delle fatture elettroniche sia effettuata attraverso il Sistema di interscambio istituito dal MEF e da questo gestito anche avvalendosi delle proprie strutture societarie.
Tale sistema, quindi, rivetse un ruolo cruciale, costituendo lo snodo tra gli attori interessati (operatori economici, intermediari, appunto il sistema di interscambio e la pubblica amministrazione) e rappresentando uno strumento per ridurre la complessità di un sistema nel quale più fornitori si interfacciano con più pubbliche amministrazioni.
Basti pensare che, a titolo esemplificativo, tale sistema dovrebbe occuparsi di ricevere le fatture trasmesse in formato elettronico, di validare e gestire i flussi, di inviare alla Ragioneria Generale dello Stato le informazioni necessarie per il monitoraggio della finanza pubblica nonché di effettuare le opportune verifiche sui dati trasmessi.
Il decreto individua le regole tecniche per l’emissione, la trasmissione ed il ricevimento delle fatture elettroniche, mediante l’apposito sistema di interscambio, stabilendo – in primis – i dati e le informazioni che devono essere gestite.
Tali elementi, in particolare, sono riportati nell’apposito allegato A, il quale specifica altresì che essi devono essere trasmessi in formato XML non contenente macroistruzioni o codice eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti ed i dati rappresentati.
L’indicazione è estremamente rigida e puntuale, in quanto specifica analiticamente le informazioni fiscali necessarie (cedente/prestatore, cessionario/committente, beni/servizi), le informazioni per la trasmissione (trasmittente/destinatario), le informazioni per integrazione nel processo di ciclo passivo (ordine, contratto, ricezione, ecc.) e le altre informazioni rilevanti.
Per ogni informazione riportata, poi, sono forniti i contenuti di dettaglio: così, ad esempio per il cedente/prestatore occorre specificare, tra l’altro, l’identificativo fiscale, (partita Iva), la denominazione o il nome e cognome, il regime fiscale, i dati della sede (indirizzo, numero civico, cap, comune, provincia), i dati della stabile organizzazione, il numero REA, il capitale sociale e l’eventuale stato di liquidazione.
Accanto ai dati ed alle informazioni sono individuate le modalità tecniche di emissione e trasmissione, anche allo scopo di garantirne l’attestazione della data, l’origine e l’integrità del contenuto.
Per la trasmissione della fattura al sistema di interscambio e da tale sistema ai soggetti riceventi, ad esempio, si prevede l’utilizzo della posta elettronica certificata ovvero di strumenti legati alla rete internet (come i sistemi di cooperazione applicativa fruibile attraverso protocollo HTTPS).
Alle fatture così inviate deve essere apposta la firma elettronica qualificata ovvero digitale da parte del fornitore ovvero da parte di apposito delegato.
A seguito della trasmissione, poi, deve pervenire un messaggio di ritorno a conferma del buon esito dell’operazione realizzata. Quest’ultimo aspetto si presenta significativo in quanto la fattura elettronica si considera trasmessa e ricevuta solo in presenza di tale messaggio di ritorno e di conferma.
In ultimo, rispetto al processo da svolgere, il provvedimento attuativo indica le linee guida per la gestione del documento elettronico, anche allo scopo di garantire l’adeguamento delle procedure interne da parte delle amministrazioni interessate sia dal punto di vista dell’iter sia dal punto vi sta più strettamente informatico. Per esempio, una particolare attenzione è riservata ai rapporti con i fornitori, che costituiscono i principali attori del processo: a tale scopo è indispensabile una fase di censimento e l’indicazione degli indirizzi utili per assicurare comportamenti omogenei.
Operativamente, il testo del decreto specifica che le amministrazioni sono chiamate ad identificare i propri uffici deputati alla ricezione delle fatture elettroniche da parte del sistema di interscambio, che dovranno essere inseriti nell’ambito dell’Indice delle Pubbliche amministrazioni.
Per quanto riguarda l’avvio è introdotta una disciplina transitoria: decorsi 6 mesi dall’entrata in vigore del provvedimento (quest’ultima intervenuta il 6 giugno 2013) è reso operativo il Sistema di interscambio, di cui possono fruire le amministrazioni interessate sulla base di un accordo con i fornitori per la ricezione delle fatture elettroniche. In questi casi, poi, la data di effettiva applicazione delle nuove modalità dipende dal gestore del sistema, che effettuerà apposita comunicazione.
Fuori da tali casi gli obblighi di ricorso alla fatturazione elettronica scattano dopo 12 mesi dall’entrata in vigore del decreto attuativo (quindi dal 6 giugno 2014) per i Ministeri, le Agenzie fiscali, e gli enti nazionali di previdenza e assistenza sociale individuati come tali nell’elenco ISTAT e dopo 24 mesi per le altre amministrazioni (quindi dal 6 giugno 2015).
Considerando l’impatto che il nuovo assetto può determinare sul mondo delle imprese è previsto anche uno specifico supporto per le realtà medie e piccole: si stabilisce, infatti, che il MEF renda disponibile in via non onerosa sul proprio portale elettronico appositi strumenti destinati a garantire la generazione e la conservazione delle fatture nel formato richiesto.
(Marco Rossi – Giuseppe Panassidi)