Il sempre maggiore utilizzo da parte dei lavoratori di risorse informatiche e di strumenti di lavoro tecnologici per lo svolgimento delle loro mansioni comporta sempre più la necessità di una regolamentazione interna a cura dei datori di lavoro, siano essi pubblici o privati.
Come stabilito dal Garante per la protezione dei dati personali già nel 2007 e come successivamente indicato dal Dipartimento della Funzione Pubblica nel 2009 relativamente ai dipendenti pubblici, il datore di lavoro ha l’onere di specificare le modalità di utilizzo della posta elettronica e di internet, anche a garanzia degli stessi interessati.
Il documento deve essere predisposto al fine di disciplinare le modalità di utilizzo degli strumenti di lavoro in dotazione (pc, posta elettronica, internet, telefoni e fax aziendali) e le modalità con le quali possono essere effettuati eventuali controlli sull’uso di tali risorse, nell’interesse del datore di lavoro e nel rispetto della riservatezza dei dati personali dei dipendenti. Una volta approvato, va affisso nelle bacheche aziendali e reso disponibile nella rete informatica interna se prevista.
Per il datore di lavoro, l’utilizzo improprio degli strumenti può, ad esempio, pregiudicare il regolare funzionamento delle installazioni tecniche tra cui la capacità di memoria utilizzabile dei server o l’ampiezza di banda disponibile per il collegamento in rete o la sicurezza delle applicazioni e dei dati relativamente a disponibilità e integrità.
Per dipendenti e collaboratori, i rischi derivanti ad esempio dall’utilizzo della posta elettronica o di internet riguardano la protezione dei dati personali, propri e di terzi, considerato che tali strumenti lasciano tracce del loro uso.
Massima attenzione va prestata anche agli strumenti più avanzati dal punto di vista tecnologico, come smartphone e tablet. Sull’uso di tali strumenti, il Garante per la privacy ha fornito nel video tutorial del 15 aprile 2013 dal titolo “Fatti smart” indicazioni generali per proteggere le informazioni in essi contenute. Vanno osservati infine anche i link presenti in mail, sms e messaggistica istantanea perché in alcuni casi cliccandoli si può inconsapevolmente accettare di ricevere comunicazioni indesiderate o messaggi pubblicitati dai quali è difficile poi liberarsi. Occhio pertanto anche allo spam!