Il documento n° 8 dei Principi di Vigilanza e controllo degli organi di revisione economico-finanziaria si occupa delle verifiche che da effettuare in ordine alla gestione degli agenti contabili.
Nell’ambito degli enti locali assumono un ruolo particolare queste ultime figure, rappresentate, per consolidata definizione (art. 93 D.Lgs. 267/2000), dai soggetti che hanno maneggio di denaro pubblico ovvero che sono incaricati della gestione di beni di proprietà dell’ente.
I profili di specificità caratterizzanti tali figure sono legati soprattutto alla tipologia di attività svolta, agli adempimenti a cui devono provvedere nonché alle specifiche forme di controllo a cui sono sottoposti, tanto di natura amministrativa quanto giurisdizionale, al fine di assicurare meccanismi di garanzia obiettiva in relazione alla disponibilità ed alla gestione di valori ed elementi patrimoniali riconducibili alla collettività.
Secondo l’art. 223 D.Lgs. 267/2000, infatti, il collegio dei revisori ovvero il revisore unico devono provvedere con cadenza almeno trimestrale alla verifica della gestione del servizio di tesoreria così come alla verifica degli altri agenti contabili.
Tale adempimento è orientato a riscontrare la correttezza di svolgimento delle procedure contabili previste, in termini di regolarità dell’aggiornamento, di scritture eseguite, di corrispondenza dell’operatività con la normativa ma altresì ad accertare la coincidenza tra la giacenza di diritto (risultante dalle scritture registrate) con la giacenza di fatto (risultante dalla verifica materiale del denaro, dei valori e dei beni presenti).
Opportunamente, sul punto, il documento elaborato dal CNDCEC evidenzia che la verifica periodica e trimestrale, in presenza di un numero rilevante di agenti contabili, può avvenire, per la generalità degli aspetti indicati, con il metodo del campionamento, combinato con un’adeguata rotazione nel triennio di svolgimento della funzione.
Peraltro, è anche evidenziato il suggerimento, che l’organo di revisione potrebbe fare proprio, relativo all’opportunità di realizzare il contenimento del numero degli agenti contabili, valorizzando l’articolazione in subagenti e cassieri/ fiduciari che riconducono la loro gestione agli agenti contabili principali.
Un altro aspetto importante sottolineato concerne i contenuti della verifica periodica da realizzare, che non può essere intesa come una pura e semplice verifica di cassa, dovendo (come più volte rimarcato dalla magistratura contabile) riguardare più genericamente la regolarità della gestione.
La verifica, infatti, deve accertare:
a) il corretto svolgimento delle procedure;
b) la regolarità dell’aggiornamento e delle rilevazioni;
c) la corrispondenza della giacenza fisica con le risultanze «di diritto» della contabilità;
d) il corretto adempimento degli obblighi di rendicontazione;
e) l’adempimento degli obblighi fiscali;
f) la conformità dell’attività rispetto alle previsioni regolamentari.
Chiariti tali aspetti preliminari sono, poi, esaminati i controlli che devono essere esercitati, tanto di carattere generale quanto di carattere specifico, avuto riguardo alle diverse tipologie di agenti contabili che operano nell’ambito delle amministrazioni locali.
I controlli generali interessano soprattutto la disciplina regolamentare (allo scopo di garantirne la congruità), la completezza e l’aggiornamento dell’anagrafe degli agenti contabili e la rendicontazione giurisdizionale (in termini di congruità e tempestività) che deve essere trasmessa dagli agenti all’ente e da quest’ultima alla Sezione Giurisdizionale competente per territorio della Corte dei Conti.
I controlli più specifici sono, in primis, declinati per il tesoriere, che costituisce il principale agente contabile, se si considera l’importo delle risorse gestite.
E’ così affermato che i controlli trimestrali hanno lo scopo di conciliare il fondo di cassa al termine del trimestre, risultante dalle scritture contabili del tesoriere con quelle dell’ente locale, e di verificare la regolarità della gestione tenuto conto delle pattuizioni contenute nella convenzione di tesoreria.
A tale fine, occorre verificare, con motivate tecniche di campionamento:
a) i mandati emessi in conto competenza e residui e mandati annullati, come dal giornale dei mandati;
b) le reversali emesse in conto competenza e residui e reversali annullate, come dal giornale delle reversali;
c) le operazioni da regolarizzare relativamente alle reversali non incassate e ai mandati da pagare;
d) le operazioni da regolarizzare riferite alle riscossioni senza reversali e ai pagamenti senza mandati;
e) le operazioni di prelevamento dai conti correnti diversi dal conto di tesoreria secondo la periodicità prevista.
E’, inoltre, necessario effettuare la conciliazione tra il saldo di tesoreria e i fondi presso la Banca d’Italia ed eseguire la verifica della cassa vincolata e della corrispondenza fra il saldo vincolato risultante all’ente locale e quello risultante presso la tesoreria.
In occasione della verifica periodica, il documento richiama l’attenzione sul ricorso all’anticipazione di tesoreria, allo scopo di riscontrare che rispetti i limiti previsti dall’ordinamento finanziario e contabile, sia stata autorizzata con delibera dell’organo esecutivo e risulti coerente con le condizioni stabilite nella convenzione di tesoreria soprattutto in riferimento ai tassi applicati.
Puntuali, poi, si presentano le indicazioni del principio in ordine alla verifica della gestione economale, posto che sono precisati ed elencati gli elementi sui quali dovrebbe vertere il controllo da eseguire.
Quest’ultimo in particolare dovrebbe riguardare:
- a) la conformità al regolamento di contabilità delle tipologie di spesa e del loro ammontare;
- b) la corretta rendicontazione periodica delle spese;
- c) l’assunzione dei relativi impegni in contabilità;
- d) il periodico reintegro del fondo economale;
- e) la tenuta e l’aggiornamento del registro di cassa;
- f) il rispetto dei limiti dell’anticipazione economale;
- g) l’adempimento degli obblighi fiscali.
In ordine agli agenti contabili della riscossione, poi, l’organo di revisione è chiamato a concentrare l’attenzione su:
1) la conformità delle operazioni al regolamento di contabilità;
2) il rispetto degli obblighi e limiti del riversamento;
3) la tenuta e l’aggiornamento del registro di cassa e la corrispondenza con i documenti originari;
4) le modalità di conservazione delle disponibilità monetarie;
5) la tenuta e l’aggiornamento del registro dei bollettari;
6) la numerazione e la vidimazione dei bollettari;
7) l’adempimento degli obblighi fiscali.
Infine, con riferimento ai consegnatari dei beni, è evidenziato che l’organo di revisione deve verificare periodicamente, e con adeguate tecniche di campionamento, la correttezza delle procedure di rilevazione e conservazione dei beni mobili e di utilizzo degli stessi da parte dei consegnatari dei beni mobili (prima della loro immissione in uso), soggetti ad un obbligo di custodia e non di semplice vigilanza come hanno chiarito molteplici interpretazioni della magistratura contabile.